Règlement d'ordre d'intérieur

Préambule 

Ce document a été rédigé dans un souci de clarté quant à l'organisation, la gestion, la sécurité et les règles de vie durant les activités de l’ASBL. 

Il est destiné à toute personne désireuse de s'informer sur l'organisation des activités prises en charge par l'association (parents, animateurs, organismes officiels, partenaires, ...). 

Rappel : 

Participant = personne qui participe aux activités de l’ASBL 

Animateur ou moniteur = personne responsable de l'animation d'un stage 

Coordinateur = personne de référence pour une activité pour les animateurs et les parents 

Responsable = personne dirigeant l’association 

Association = structure mettant en place l'organisation du centre 

Centre = endroit où se déroulent les activités 

Présentation de l'ASBL 

L’association a pour objectif d’organiser des animations, formations, accompagnements, stages et activités divers tant en Belgique qu’à l’étranger, à destination d’un public varié de tout âge. 

Ces activités prennent place tout au long de l’année, dans une perspective de citoyenneté́ Eco- responsable, active, critique et solidaire. Elles sont à̀ caractères éducatives, pédagogiques, sociales, ludiques, culturelles, scientifiques, sportives, artistiques et nature. 

Charte de l'ASBL 

L'association accorde une importance essentielle à la qualité de son organisation et de ses animations. Elle a pour ambition de faire vivre aux participants des moments de plaisir au travers des différentes activités proposées. Celles-ci sont réfléchies et conçues par un organe pédagogique réunissant formateurs, coordinateurs, animateurs, et enseignants, afin de garantir un apport à la fois pédagogique, méthodologique et ludique. 

La satisfaction des participants, matérialisée par le sourire et le bien-être à l’issue d’une journée d’activités, constitue le plus beau gage de réussite de l’association. 

Dans une démarche d’amélioration continue, les coordinateurs des différents centres se tiennent à la disposition de chacun pour recueillir toute remarque jugée pertinente et assurer le suivi auprès des personnes concernées. L’association attache une grande importance à la transmission d’informations et veille à ce que toute communication passe par le coordinateur afin d’en garantir la cohérence. 

L’association invite également à signaler au coordinateur toute situation susceptible d’entraver le bon déroulement des activités, notamment en cas d’incapacité, de crainte ou de difficulté particulière. 

Modalité pratique d'une inscription 

Les inscriptions se font via le site internet de l’association : www.obifollet.be. Dans un délai de 48h après l’inscription, un email confirmera la bonne prise en compte de la réservation.  

Suite à la confirmation d'inscription, le montant doit être versé par virement en veillant à utiliser la communication fournie dans le mail de confirmation. 

Numéro de compte : BE64 7380 4981 2552. 

Afin que le dossier d’inscription soit ferme et définitif, il est impératif de renvoyer la fiche santé dûment complétée. 

Si un enfant est inscrit aux activités et, qu’une autre personne que les parents est susceptible de venir le rechercher, il est primordial que le nom de cette personne soit notifié par écrit au coordinateur avant l’activité. Dans le même ordre d’idée, si les parents souhaitent que l’enfant puisse arriver et rentrer seul à son domicile, une autorisation parentale écrite sera nécessaire. 

Les Conditions générales de participation aux activités sont disponibles à tout moment via le lien suivant : https://www.obifollet.be/terms 

Le présent ROl et projet pédagogique sont disponibles sur le site internet aux adresses suivantes : https://www.obifollet.be/pages/reglement-dordre-dinterieur 
https://www.obifollet.be/pages/projet-pedagogique 

Dans le cas de participation à un stage de vacances, le présent document est également disponible en version papier auprès du coordinateur. 

Accessibilité pour tous 

Apolitique et neutre sur les plans religieux et culturel, l’association se veut ouverte à tous et s’inscrit dans une démarche de neutralité humaniste. L’accès aux activités de l’association est garanti, sans aucune discrimination d’ordre social, culturel ou géographique. 

Attentive aux réalités propres à chaque famille, l’association demeure ouverte au dialogue et à la recherche de solutions adaptées en cas de difficultés financières liées à la participation aux activités. La contribution financière demandée ne doit en aucun cas constituer un obstacle à l’inscription. À cette fin, l’association met tout en œuvre, dans le respect de la confidentialité, pour envisager des solutions individualisées tenant compte de chaque situation sociale. 

Une réduction de 25% pour les frais de participation est accordée par l’association pour les enfants qui ont un lien de premier degré avec un membre du personnel ou un animateur de l’association. 

L’équipe d’animation 

L’association s’appuie sur une équipe d’encadrement structurée et complémentaire afin de garantir le bon déroulement des activités.  

L’association confie la coordination de ses plaines à un coordinateur qui la représente sur le lieu des activités et veille au respect des valeurs, des principes et des méthodes définis dans le projet pédagogique. En collaboration avec les animateurs, il planifie l’organisation générale des activités et assure la gestion quotidienne et hebdomadaire de l’équipe. Il est garant du bon fonctionnement et du bon déroulement de chaque journée, organise des temps de concertation quotidiens afin de faire le point sur le vécu de la journée et d’améliorer collectivement les éventuels points d’attention. Le coordinateur joue un rôle central de supervision et de soutien pédagogique. Il accompagne les animateurs dans les différents ateliers, les conseille et assure le lien permanent entre les participants et l’équipe d’animation. Interlocuteur privilégié des participants et des partenaires extérieurs, il est joignable en cas de difficulté et assure également la gestion du matériel, du budget et de l’ensemble des dossiers administratifs. 

L’animateur est la personne de référence du groupe qui lui est confié. Il participe activement à l’élaboration du planning des activités, s’investit dans la préparation, l’animation et l’évaluation des temps proposés. Il veille à offrir des animations de qualité, en cohérence avec le projet pédagogique de l’association. Son travail s’inscrit dans un esprit d’équipe fondé sur l’entraide, le respect et la solidarité entre animateurs. 

Dans le cadre des autres activités organisées par l’ASBL, pour lesquelles aucun coordinateur n’est désigné, l’animateur exerce ses missions sous la responsabilité directe des responsables de l’association, qui en assurent la référence et la supervision. Il applique les valeurs, les principes éducatifs et les consignes définis par l’ASBL, veille au bon déroulement des activités et à la sécurité des participants Il rend compte de toute situation particulière aux responsables. Il s’inscrit dans une posture d’autonomie responsable, tout en maintenant une communication régulière avec les référents de l’association afin de garantir la qualité et la cohérence des actions menées. 

Les coordinateurs, animateurs et stagiaires sont également tenus d’adopter une tenue neutre et respectueuse, en adéquation avec les valeurs humaines portées par l’association, telles que le respect, l’équité et la bienveillance. Ils veillent à offrir un cadre apolitique, impartial et laïque, dans lequel aucun prosélytisme religieux n’a sa place, conformément aux finalités et aux valeurs de l’association. À ce titre, le port de signes convictionnels visibles, qu’ils soient religieux, politiques ou philosophiques, est interdit dans le cadre des activités et de l’exercice de leurs fonctions. 

La sécurité et le respect 

L’association met à disposition une pharmacie de premiers soins dans chaque bâtiment afin de pouvoir répondre rapidement à toute situation nécessitant une intervention. 

Tout manquement aux règles de sécurité sera immédiatement signalé par le coordinateur ou le responsable. En cas de non-respect des règles mentionnées dans le présent document, ainsi que de celles communiquées oralement lors des activités, le coordinateur ou le responsable se réserve le droit d’appliquer une sanction pouvant aller jusqu’au renvoi immédiat, afin de garantir le bon déroulement des activités et la sécurité de tous. 

Les animateurs, stagiaires et participants sont tenus de respecter et de prendre soin des locaux et du matériel mis à leur disposition. Tout dégât constaté sur le matériel appartenant à l’association doit être signalé sans délai au coordinateur du centre ou au responsable de l’association, qui évaluera la situation et prendra les décisions nécessaires, qu’il s’agisse d’un remplacement ou de la mise en place d’une solution adaptée. En cas de détérioration volontaire, les frais liés à la réparation ou au remplacement du matériel pourront être réclamés au participant ou à ses responsables légaux s’il s’agit d’un enfant. Les détériorations résultant de l’usure normale ou d’une utilisation conforme du matériel ne donnent, quant à elles, lieu à aucune facturation. 

Le matériel n’appartenant pas à l’association ne peut en aucun cas être utilisé dans le cadre des activités. 

Les animateurs, stagiaires et participants s’engagent à adopter en toutes circonstances un comportement respectueux et bienveillant. Aucune forme de violence, qu’elle soit physique ou verbale, ne sera tolérée, que ce soit à l’encontre des enfants ou des autres membres de l’équipe. Tout comportement contraire à ce principe fera l’objet de mesures disciplinaires immédiates. 

Nul enfant n’étant à l’abri d’un accident léger (bleu, éraflure, petit hématome, etc.), les premiers soins sont prodigués sur place par l’animateur ou le coordinateur. Les parents sont informés par téléphone dans les plus brefs délais lorsque la situation le nécessite ou lorsqu’un incident présente un caractère de gravité. En cas d’accident plus important, les parents sont systématiquement contactés à titre préventif. Pour toute blessure, il est demandé aux parents d’assurer un suivi médical approprié à domicile afin de prévenir toute aggravation. 

Une assurance responsabilité civile, protection juridique et dégâts corporels a été souscrite par l’association afin de couvrir les participants et les animateurs dans le cadre des activités organisées. En cas d’incident nécessitant l’ouverture d’un dossier d’assurance, les personnes concernées ou leurs représentants légaux reçoivent automatiquement, par courrier électronique, les informations relatives à la déclaration et au suivi du dossier. Il est toutefois précisé que l’association ne peut assurer les bris de lunettes ni les dommages causés aux effets personnels. 

Lors des sorties organisées, y compris en milieu forestier, chaque enfant devra obligatoirement porter un gilet fluorescent afin d’assurer sa visibilité. Les déplacements s’effectueront toujours en groupe et dans le cas d’un groupe d’enfants, dans le strict respect des consignes de sécurité appliquées en milieu scolaire. Les animateurs encadrant le groupe, seront notamment munis d’une pharmacie de premiers soins. 

Le déroulement des activités 

Encadrement 

O'Bifollet veille à ce que tout participant soit, dès le premier contact, accueilli dans un esprit familial, de confiance et de convivialité. Afin de permettre aux animateurs d’encadrer de manière optimale chacun des participants selon ses besoins et particularités, les groupes sont limités à un nombre défini de participants par animateur. Lorsque les participants sont des enfants, ce nombre est défini, en fonction de l’activité et dans le respect des normes ONE. 

Lieux d’accueil 

Les lieux d’activités varient en fonction de leur nature et sont systématiquement communiqués sur le site internet de l’association ainsi que dans les courriers de confirmation d’inscription. L’ensemble des locaux utilisés répond aux normes en vigueur en matière de sécurité et, lorsqu’ils accueillent des enfants, permet la mise en œuvre du code de qualité de l’accueil de l’ONE. 

La participation à une activité s’inscrit dans une démarche de vivre ensemble. Elle implique le respect de chacun, tant entre participants qu’à l’égard de l’équipe d’encadrement, ainsi que le respect des lieux mis à disposition. L’association attache une importance particulière à la préservation d’un environnement propre, sain et agréable, condition essentielle au bien-être de tous. 

Dans cette perspective, les participants sont encouragés à adopter des règles d’hygiène de base et à s’impliquer activement dans la vie collective, avec l’accompagnement des animateurs. L’hygiène et la propreté constituent des valeurs fondamentales portées par l’association. Ces principes s’appliquent à l’ensemble des espaces utilisés, qu’il s’agisse des locaux intérieurs ou des espaces extérieurs. 

L’association veille à l’entretien rigoureux des lieux, en agissant en personne prudente et raisonnable. Les espaces sont remis en ordre avec la participation des participants à l’issue des activités, afin de garantir des conditions optimales pour les temps suivants. Les animateurs assurent un suivi attentif de la propreté et de l’organisation tout au long de la journée et interviennent, si nécessaire, pour maintenir un cadre adapté au bon déroulement des activités.  

Horaire 

Les horaires de chaque activité sont stipulés sur notre site internet dans les rubriques propres à celles-ci ; afin de permettre le bon déroulement des activités, il est demandé de s’y conformer scrupuleusement. 

Arrivée et retour des participants 

L’association accorde une importance particulière au respect des horaires, condition essentielle au bon déroulement des activités et à la sécurité des participants. Les participants, ou les parents lorsqu’il s’agit d’enfants, sont tenus d’informer sans délai le coordinateur de toute absence ou de tout retard afin de permettre une organisation adéquate et d’éviter toute perturbation. 

La responsabilité de l’association s’exerce exclusivement durant les heures prévues des activités et à partir du moment où le participant, et plus particulièrement l’enfant, a effectivement été confié à un animateur ou au coordinateur. En dehors de ces horaires, l’encadrement ne peut être garanti. Il est dès lors impératif que les enfants soient récupérés à l’heure prévue. Passé l’horaire de fin des activités ou de la garderie, l’enfant n’est plus considéré comme étant sous la responsabilité de l’association. En cas de non-respect important, injustifié ou répété de l’horaire de reprise, l’association se réserve le droit de confier l’enfant non récupéré au poste de police le plus proche. 

Durant les heures d’activités, les enfants ne sont en aucun cas autorisés à quitter les locaux sans autorisation écrite des parents précisant la date et l’heure de sortie. À défaut de ce document, aucun départ anticipé ne pourra être autorisé. Tout changement concernant le mode de retour de l’enfant ou la personne chargée de venir le chercher doit impérativement être signalé au coordinateur et confirmé par écrit, par courrier électronique, à l’adresse : [email protected]. 

Enfin, les absences aux activités ne donnent lieu à aucun remboursement, sauf en cas de situation exceptionnelle expressément explicitées dans nos conditions générales de ventes : https://www.obifollet.be/terms 

Tenue vestimentaire et matériels nécessaires 

L’association demande à chaque participant, de se présenter en tenue vestimentaire adaptée à l’activité auquel il participe. Il est recommandé de privilégier des vêtements confortables, permettant une aisance de mouvement, et qui peuvent être salis sans conséquence. Cette recommandation s’applique tant aux activités sportives qu’aux activités artistiques, culinaires ou extérieures telles que la nature ou le VTT. Pour toute activité comportant une composante sportive ou un risque particulier (vélo, roller, etc.), le port d’un équipement adapté, notamment d’un casque, est obligatoire. 

Les activités extérieures ayant lieu de tout temps, les participants doivent se munir d’une tenue adaptée à la météo : crème solaire et couvre-chef en périodes estivales, k-way et bonnes chaussures en périodes de pluie, bonnes chaussures et vêtements chauds en périodes hivernales, etc. Le matériel nécessaire à chaque activité est précisé à l’avance ; en cas d’oubli, l’animateur pourra, dans la mesure du possible, dépanner le participant. Les éventuels frais occasionnés seront alors à charge du participant ou de ses responsables légaux. 

L’association demande également qu’une boisson soit prévue, comme une gourde pouvant être remplie aux fontaines d’eau potable disponibles sur le site. Lorsque la durée des activités dépasse la demi-journée, il est également demandé d’apporter un repas de midi ainsi que deux collations pour les enfants, le tout, en privilégiant une alimentation saine et équilibrée. 

Participants malades et régimes particuliers 

Lors de l’inscription à une activité, un questionnaire médical est proposé et doit être complété scrupuleusement. Il sera communiqué à l’animateur et au coordinateur, ceux-ci pouvant ainsi agir en connaissance de cause. Il est instamment conseillé d’être en ordre de vaccination, notamment antitétanique. Aucun médicament ne sera délivré spontanément ; si un médicament doit être administré à un enfant, il doit être fourni au coordinateur par le responsable du participant avec le nom de celui-ci indiqué sur la boite et une note manuscrite du médecin reprenant la posologie. 

Des mesures d’écartement préventives peuvent être prises à l’égard de certains participants qui présenteraient des problèmes contagieux. De la même manière, un certificat médical peut être exigé avant d’autoriser le participant à fréquenter à nouveau les activités. 

Il est également important que l’équipe d’encadrement connaisse l’état général des participants, via sa fiche de santé. Il est donc très important qu’elle parvienne au coordinateur avant l’activité. 

Activités  

L’organisation organise différents types d’activités, chacune à destination d’un public particulier. Ces informations sont précisées sur notre site internet : www.obifollet.be. 

Activités parascolaires 

O’Bifollet organise des activités parascolaires à l’école du Grand Frêne à Ophain, à l’école du Homborch et à l’école Saint Joseph à Uccle. Ces ateliers sont accessibles sous réservation et sont proposés aux enfants de maternelle et de primaire. 

L’association organise également des activités parascolaires en partenariat avec la commune de Wavre en accès libre pour les enfants de primaire. 

L’équipe d’O’Bifollet propose aux enfants des activités diverses et variées sur différentes thématiques tel que les sciences, la nature, les arts, les sports, etc. 

Au cœur du projet : un moment d’amusement et de détente après l’école, pendant lequel les enfants sont maîtres de leurs envies. 

Activités extrascolaires 

L’association organise ses stages de vacances au sein de l’école Saint-Joseph, située chaussée de Waterloo, 1190 à Uccle. Ces stages s’adressent aux enfants de l’enseignement maternel et primaire et sont proposés durant l’ensemble des vacances scolaires francophones. L’offre complète des stages, ainsi que leurs thématiques, est disponible et régulièrement mise à jour sur le site internet de l’association : https://www.obifollet.be/pages/stages-de-vacances-2. 

Les activités proposées sont variées et couvrent de nombreux domaines tels que les sciences, la nature, les arts ou encore le sport. Si la thématique choisie oriente le contenu général du stage, l’association accorde une place centrale à l’innovation pédagogique. Aucun programme figé n’est établi à l’avance : chaque semaine de plaine est conçue, adaptée et réinventée par l’équipe d’animation en fonction du groupe, de la dynamique collective et des objectifs pédagogiques poursuivis. 

Les horaires types sont mentionnés dans le projet pédagogique. Ces horaires peuvent être adaptés par l’animateur en fonction du déroulement des activités et de l’état de fatigue des enfants. 

Par ailleurs, une sortie peut être organisée au cours de la semaine. Celle-ci s’effectue généralement en grand groupe, est en lien direct avec la thématique du stage et est planifiée de préférence en milieu de semaine, lorsque la dynamique de groupe est suffisamment installée. 

Ateliers 

O’Bifollet organise des ateliers et balades nature à destination des adultes et des familles. Ces ateliers sont accessibles sous réservation et couvrent de nombreuses thématiques telles que : la nature, les sens, la créativité, la cuisine, etc… 

Organisation d’anniversaires 

O’Bifollet organise également des fêtes d’anniversaire sur mesure pour les enfants de 3 à 14 ans. Les thèmes et activités proposées sont également variés : nature, scientifique, VTT, chasse au trésor, contes et légendes.  

L’association propose également d’organiser une fête sur mesure. 

Activités dans les écoles 

Enfin, O’Bifollet met en place des activités dans les écoles : accompagnement de voyages scolaires, animations dans les écoles et accompagnements d’excursions scolaires. 

L’organisation de ces activités se fait à la demande. 

Perte, vol et dégâts  

Les participants sont les seuls responsables des objets introduits durant les activités. L’équipe d’encadrement ne pourra être tenue responsable en cas de perte, vol ou détérioration de ceux-ci. Il est par conséquent vivement recommandé de ne pas apporter d’objets de valeur ainsi que de sommes d’argent. 

En cas de détérioration volontaire sur le matériel présents sur les lieux d’activités ou appartenant à l’association, les frais liés à la réparation ou au remplacement du matériel pourront être réclamés au participant ou à ses responsables légaux s’il s’agit d’un enfant. 

La promotion et utilisation de l'image 

Dans le cadre de sa mission d’encadrement et d’animation l’association est amenée à photographier et filmer les participants pendant les activités ou la vie quotidienne des stages. Ces photos et vidéos sont susceptibles d’être utilisées pour la promotion des activités de l’association. 

L’inscription aux activités vaut pour accord d’être ainsi photographié et filmé. Toutefois, tout participant peut refuser la publication des photos individuelles ou vidéos le concernant, en envoyant un mail spécifique adressé à [email protected] avec une demande d’accusé de réception.