Conditions Générales

O'Bifollet

L’association a pour objectif d’organiser des animations, formations, accompagnements, stages et activités divers tant en Belgique qu’à l’étranger, à destination d’un public varié de tout âge.

Ces activités prennent place tout au long de l’année, dans une perspective de citoyenneté éco- responsable, active, critique et solidaire. Elles sont à caractères éducatives, pédagogiques, sociales, ludiques, culturelles, scientifiques, sportives, artistiques et nature.

Elle respecte strictement les normes de l’Office national de l’enfance (ONE).

Coordinateurs et moniteurs

O'Bifollet assure un encadrement sérieux et s'emploie à engager un maximum de moniteurs diplômés ou en fin de formation.

De plus, nous encadrons nos moniteurs par la mise en place de formations spécifiques (telles que le BEPS) et de dossiers pédagogiques thématiques visant à améliorer l’encadrement des activités et à développer au maximum l’épanouissement personnel de chaque participant.

L’inscription à une activité

Conditions d’inscription

Âge

Les limites d’âge - minimum et maximum - définies pour chacune des activités doivent être attentivement respectées. Les âges requis sont ceux atteints au premier jour de l’activité.

Une latitude de trois mois peut toutefois être toléré et sera automatiquement accepté lors de l’inscription en ligne. Au-delà, une demande expresse doit être adressée. Une réponse positive à celle-ci n’engagera toutefois nullement la responsabilité de l’association en cas d’inadéquation des facultés physiques, mentales et sociales de l’enfant avec celle du groupe en question.

Aptitudes physiques et mentales

Le participant doit être physiquement apte à entreprendre l’activité. Généralement, une bonne condition physique suffit. Dans le cas où l’équipe éducative estimerait que l’enfant ne possède pas le niveau adéquat et n’est pas à sa place dans le groupe auquel il avait été inscrit, elle prendra les dispositions nécessaires afin que celui-ci soit transféré dans un groupe au niveau plus adapté à son apprentissage et à son épanouissement.

Pour des raisons évidentes de sécurité, une connaissance suffisante de la langue, dans laquelle se donne l’activité, est exigée : il faut pouvoir comprendre et répondre aux instructions des moniteurs. Le coordinateur se réserve le droit de refuser ou de renvoyer le stagiaire dans le cas contraire. Certains cas d’immersion linguistique peuvent être envisagés après acceptation de la demande par le bureau

Procédure d’inscription

Participation financière

La participation financière demandée comprend les frais de l’activité proprement dite ainsi que l’assurance. La somme est à verser sur le compte bancaire de l’association dès réception du mail de confirmation de l'inscription avec la communication ad hoc.

Le déroulement des activités

Encadrement

O'Bifollet veille à ce que tout participant soit, dès le premier contact, accueilli dans un esprit familial, de confiance et de convivialité. Afin de permettre aux moniteurs d’encadrer de manière optimale chacun des participants selon ses besoins et particularités, les groupes sont limités à un nombre défini d’enfants par moniteur, en fonction de l’activité et dans le respect des normes ONE.

Horaire

Les horaires de chaque activité sont stipulés dans les rubriques propres à celles-ci ; afin de permettre le bon déroulement des activités, il est demandé de s’y conformer scrupuleusement.

Retard et absence

En cas de retard ou d’absence, les parents sont invités à prévenir immédiatement le coordinateur afin de pouvoir prendre les dispositions nécessaires et de ne pas perturber l’activité en question.

Passé l’heure de fin d’activité (voire l’heure de fin de garderie le cas échéant), l’enfant n’est plus censé être à charge de l’association ; un abus conséquent et/ou répétitif non justifié de l’horaire de fin d’activité à respecter pourrait mener à ce que l’enfant non récupéré soit confié au poste de police le plus proche.

Arrivée et retour des participants

Les participants ne sont sous la responsabilité de l’asbl que durant les heures de l’activité en tant que telle et uniquement à partir du moment où ils ont bel et bien été confiés au moniteur ou coordinateur, condition dont il revient aux parents ou responsables de l’enfant de s’assurer.

Il est demandé au(x) responsable(s) de l’enfant de prévenir par téléphone et subséquemment de confirmer par email à [email protected] le fait qu’une autre personne que celle attendue vienne rechercher l’enfant à la fin de l’activité.

Tenue vestimentaire et matériels nécessaires

Selon l’activité, une tenue vestimentaire adéquate est à prévoir. Toute activité ayant une composante sportive, il est nécessaire que le participant soit à l’aise dans les vêtements qu’il porte et que ceux-ci lui permettent une certaine souplesse et agilité.

Pendant les périodes d’été, il est nécessaire que les stagiaires se munissent de crème solaire et d’un couvre-chef. En cas d’intempéries, les activités se déroulant par essence en extérieur sont maintenues et requièrent dès lors des vêtements ad-hoc.

Pour chaque activité, le matériel nécessaire à apporter est indiqué ; en cas d’oubli, le moniteur tâchera de dépanner le participant. Si d’éventuels frais sont alors occasionnés, ils seront placés à charge du responsable de l’enfant.

Pour certaines activités telles que le vélo, le roller,... mais aussi l’équitation, le ski, le snowboard… bref, toutes activités à risque. Il est demandé de prévoir une casque dont le port sera bien entendu obligatoire.

Enfants malades et régimes particuliers

Lors de l’inscription à une activité, un questionnaire médical est proposé et doit être complété scrupuleusement. Il sera communiqué au moniteur et au coordinateur, ceux-ci pouvant ainsi agir en connaissance de cause. Il est instamment conseillé d’être en ordre de vaccination, notamment antitétanique. Aucun médicament ne sera délivré spontanément ; si un médicament doit être administré, il doit être fourni au moniteur par le responsable du participant avec le nom de celui-ci indiqué sur la boite et une note manuscrite reprenant la posologie.

Promotion des activités

Dans le cadre de notre mission d’encadrement sportif et d’animation nous sommes amené à photographier et filmer les participants pendant les activités sportives ou la vie quotidienne des vacances et stages. Ces photos et vidéos sont susceptibles d’être utilisées pour la promotion de nos activités.

L’inscription à nos activités vaut pour accord d’être ainsi photographié et filmé. Toutefois, tout participant peut refuser la publication des photos individuelles ou vidéos le concernant, en envoyant un mail spécifique adressé à [email protected] avec une demande d’accusé de réception. Ce mail reprendra précisément les photos et vidéos à retirer du site internet.

Annulation et remboursement

Le remboursement de l’inscription sera accepté uniquement dans les cas et conditions suivants:

Cas d’annulation et de remboursement

Cas de maladie ou d’accident préalable à l’activité

En cas de maladie ou d’accident préalable au stage, un certificat médical daté au plus tard du premier jour du de l’activité doit être présenté au responsable concerné.

Cas de maladie ou d’accident en cours d’activité

Dans ce cas, pour autant que l’accident ne soit pas la conséquence d’une imprudence, d’une désobéissance ou de non respect des consignes données, le remboursement sera calculé au prorata des jours restants.

Circonstances imprévues, graves et motivées

Une justification écrite sera alors demandée et il adviendra au responsable concerné de déterminer dans quelle mesure un remboursement pourrait éventuellement intervenir.

Manque de participants

En cas d'annulation d'une activité pour manque de participants, une autre activité similaire sera proposée.
Si cette proposition est refusée, l’inscription sera remboursée sans aucune retenue forfaitaire.

Avis de tempêtes ou de vents violents

Lorsque les activités se déroulent essentiellement en sous-bois, nous nous réservons le droit de fermer le centre en cas d'avis de tempêtes ou de vents violents et ce, par mesure de sécurité.

Conditions de remboursement

Dans tous les cas, la demande de remboursement et les documents requis doivent être adressés dans un délai de 10 jours ouvrables par mail. Une somme forfaitaire de 20 € sera prélevée à titre de frais administratifs.

Retard de paiements

Toutes nos factures liées à vos inscriptions sont payables au comptant.

En cas de non-paiement à l’échéance il vous sera en outre porté en compte, sans mise en demeure préalable, une indemnité forfaitaire de 15% avec un minimum de 40 € ainsi qu’un intérêt au taux de 1% par mois jusqu’à parfait paiement.

Sécurité et assurance

L’association tient à mettre un maximum de moyens en œuvre pour assurer la sécurité de tous durant les activités. L’accent est mis sur la formation des moniteurs, sur des consignes claires de sécurité, sur une politique de prévention adaptée, sur un matériel toujours aux normes et sur la responsabilité de chacun des participants.

L'A.S.B.L. est assurée en « Responsabilité civile organisateur ». Elle souscrit, au profit des participants, une assurance couvrant les frais médicaux (avec franchise de 50 € et après intervention de la mutuelle). Cependant, afin d'éviter tout litige, il est vivement conseillé de souscrire à une assurance de type ‘RC familiale’.

Les attestations

Un document pdf contenant une attestation fiscale (pour les participants de moins de 12 ans) et une attestation de la mutuelle sera disponible sur le compte client du site internet.

Politique de gestion des données collectées en dehors de la plateforme STAGEO

Seule les données médicales sont collectées en dehors de la plateforme STAGEO. Elles sont soumises à la même politique de gestion des données que pour celles collectées par la plateforme.